Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử: những điểm cần lưu ý

Lưu trữ điện tử là một chuyên ngành khoa học mới và cũng là lĩnh vực hoạt động mới. Nhiều chuyên gia am hiểu nhìn nhận mục đích và nhiệm vụ của lĩnh vực này theo những cách khác nhau. Lưu trữ điện tử là nơi giao thoa của công nghệ thông tin (CNTT) và một số ngành công nghệ khác mà trông qua tưởng chừng như hoàn toàn khác biệt. Vậy lưu trữ điện tử là gì, tại sao cần, sử dụng như thế nào, và nếu tiến hành đào tạo chuyên gia theo chuyên đề này thì có thể mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp giải đáp các câu hỏi trên, kể cả những vấn đề mà nhân viên trong các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp thường gặp phải, cho dù là đơn giản, ví dụ như làm thế nào để xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử cho cơ quan mình. 

Lưu trữ điện tử, đó có thể bao gồm kỹ thuật quét (sao chụp) văn bản, chuyển đổi đồng loạt văn bản giấy sang dạng văn bản điện tử, xây dựng nguồn thông tin của tổ chức, xây dựng trung tâm xử lý dữ liệu, khai thác các máy quét công nghiệp, tổ chức trưng bày và xây dựng thư viện ảo và những công việc khác.

Hợp nhất những phần liệt kê trên là một bộ môn, trong đó có gắn kết CNTT, lưu trữ hồ sơ, quản lý văn bản và quản lý các quy trình nghiệp vụ, được gọi là "Quản lý lưu trữ điện tử" (trong thuật ngữ quốc tế: Electronic Records Management, ERM). 

Không có sự chuẩn bị, không thể xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử 

Ai là người tham gia vào quá trình xây dựng lưu trữ điện tử của doanh nghiệp? Phải chăng đây là đội ngũ chuyên gia có tay nghề cao, nắm vững các thuật ngữ khoa học cơ bản, là những chuyên gia thuộc việc tổ chức công việc văn phòng, quản lý văn bản, lưu trữ và CNTT? Đáng tiếc, không phải bao giờ cũng như vậy.  

Làm thế nào để kết nối nhân viên của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cùng theo một ý tưởng, làm thế nào để giúp họ nói cùng một ngôn ngữ và giao tiếp một cách chuyên nghiệp với doanh nghiệp đặt hàng? Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro trong quá trình tổ chức lựa chọn, triển khai và vận hành hệ thống? Giải pháp tối ưu ở đây là phải tiến hành các cuộc trao đổi, thảo luận tập thể về các vấn đề này, trong đó có sự tham gia của các chuyên gia thuộc các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. 

Chuyển sang lưu trữ điện tử: xu thế hay nhất thời? 

Có thể thấy, trong những năm gần đây, quá trình chuyển đổi từ lưu trữ giấy sang lưu trữ điện tử diễn ra khá tích cực. Chi phí rẻ hơn và dung lượng lưu trữ thông tin điện tử tăng lên là tiền đề tốt để cho các tổ chức và doanh nghiệp ở những nước phát triển tích cực chuyển đổi văn bản giấy sang dạng điện tử. Vậy việc chuyển đổi từ lưu trữ giấy sang lưu trữ điện tử là một xu thế tất yếu cần làm, hay chỉ mang tính nhất thời?   

Ở Việt Nam thì đây cũng là một vấn đề cấp thiết. Sau nhiều năm hoạt động, nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đã tích tụ được một khối lượng khổng lồ các văn bản giấy, rất cồng kềnh và chiếm nhiều chỗ, luôn cần phải được bảo quản thường xuyên, tuy nhiên, thông tin lại khó tiếp cận và dễ bị mất mát. Không chỉ do sự cố thiên tai (như cháy, ngập lụt…) mà còn có thể do di chuyển kho lưu trữ từ nơi này đến nơi khác, có nhiều tác động xấu cho văn bản, thậm chí nhiều hơn so với cháy, ngập nước cộng lại. Giấy có thể bị gặm nhấm bởi côn trùng, mối mọt, hay đơn giản là bị phân hủy theo thời gian.  

Các vấn đề trong lưu trữ 

Nếu nói về các vấn đề lưu trữ, có cảm giác là các vấn đề hầu như quen thuộc và dễ hiểu cho bất kỳ người quản lý nào. Tất cả các vấn đề đều dẫn đến câu hỏi: "Văn bản này ở đâu?!". Dưới dạng con số, có thể hình dung như sau: 

• 3% văn bản trong lưu trữ được sắp xếp không đúng quy cách; 
• 7% văn bản đã bị mất mát hoặc thất lạc; 
• 60% văn bản không được ngó tới, “bị quên lãng” 

Cần biết rằng, việc tìm kiếm một văn bản, thậm chí trong một kho lưu trữ "có quy củ" phải mất đến 10 ngày, ngoài ra, cứ 10 văn bản được hỏi đến thì có một văn bản không thể tìm thấy. 

Và hậu quả là những văn bản có giá trị thường bị ngừng đưa vào sử dụng, do lo ngại bị thất lạc hoặc mất mát. Ngoài ra, giá thành bảo quản thông tin trên giấy ngày càng tăng, còn hiệu quả lưu trữ thì nói chung là giảm xuống. Có lẽ, điều này luôn làm cho những người lãnh đạo phải đau đầu 

Nên cần biết cách xây dựng tài nguyên thông tin 

Giả sử, doanh nghiệp nhất trí thông qua việc xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử. Thường đó là những doanh nghiệp có quy mô, trong đó có tích tụ khối lượng lớn văn bản cần lưu trữ. Khi quyết định được đưa ra, một nhóm chuyên gia sẽ được giao nhiệm vụ "tìm hiểu cách làm". Ngay lập tức xuất hiện một số vấn đề, đó chính là:  

1. Ai là người được giao nhiệm vụ xây dựng kho lưu trữ điện tử?  

Khi nghe từ "điện tử" thì thường liên hệ về kỹ thuật máy tính. Do vậy có đến 90% các trường hợp, việc xây dựng kho lưu trữ điện tử được tiến hành bởi những người làm CNTT trong doanh nghiệp. Họ thường làm việc trên cơ sở những hình dung của mình về việc tổ chức lưu trữ điện tử, và không hề nghĩ rằng, trong số những người sử dụng kho lưu trữ điện tử trong tương lai còn có các nhân viên hành chính, văn thư, quản lý hồ sơ, quản lý chất lượng, chuyên gia lưu trữ và nhiều người liên quan khác. 

Tất cả các bộ phận nêu trên đều đưa ra các yêu cầu đặc thù đối với lưu trữ điện tử. Rất khó có thể xác định được thế nào là kho lưu trữ điện tử "lý tưởng". Nhưng các công việc nhất thiết phải được thực hiện, hơn nữa, những người chịu trách nhiệm xây dựng kho lưu trữ điện tử cần phải lưu ý đến việc chọn lựa giải pháp, và xác định khả năng sau này của giải pháp đó đối với doanh nghiệp. 

2. Lựa chọn nhà cung cấp  

Có cảm tưởng rằng, không có gì đơn giản hơn. Ví dụ: qua Internet, triển lãm, tham quan các công ty, qua các bài viết tổng quan trên báo và cuối cùng là nhờ các chuyên gia của doanh nghiệp. Quả thật, có thể lựa chọn những gì cần thiết. Nhưng hãy thử nghĩ và nhớ lại về các lần triển lãm. Người thuyết trình bao giờ cũng nói rất hay về sản phẩm phần cứng và phần mềm của mình, rằng, nó đáp ứng tất cả, có thể giải quyết mọi vấn đề (chỉ cần mua thôi). Rất khó có thể nhận thông tin chi tiết cần thiết, và đôi khi là không thể. 

Dĩ nhiên, vẫn có cách. Bỏ ra vài chục ngày công để phân tích thị trường, so sánh các tham số của thiết bị (khi còn chưa hình dung hết về các nhiệm vụ!), gọi điện thoại cho một số công ty, nghe một loạt thuyết trình, nhận báo giá. Nói tóm lại, đó là cách để trở thành chuyên gia lành nghề về việc xây dựng và quản lý kho lưu trữ điện tử. Cách này cũng được, nhưng hơi lâu, có nhiều khó khăn và không phải lúc nào cũng đạt hiệu quả. 

3. Dự án triển khai 

Đây chính là chỗ bắt đầu tranh luận kịch liệt. "Ờ, anh không đưa ra yêu cầu như vậy… Tôi không biết… Sao vậy, anh hoàn toàn không hiểu gì về máy vi tính hay sao?…". Nói chung công việc khởi đầu rất thú vị: khi mà mọi người còn chưa đạt được thỏa thuận với nhau thì dự án đã được khởi động, ngân sách được đáp ứng, thiết bị được chuyển đến, và tất cả trở nên bận rộn. Thế nhưng, mục đích vẫn chưa được xác định! Theo thống kê, có đến 80% các dự án CNTT không thành công chính là do đã bỏ qua hoặc ước tính không đầy đủ về yếu tố con người. Không có một hệ thống nào, cho dù là đơn giản nhất, cũng sẽ không hoạt động, nếu như ngay từ đầu không được định hướng đến nhu cầu của người sử dụng.  

Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử: giải pháp hiệu quả 

Thường thì việc đào tạo nhân viên của doanh nghiệp được bắt đầu sau khi triển khai hệ thống. Phần lớn các công ty đều làm như vậy. Đầu tiên là triển khai, sau đó là đào tạo. Lúc này bắt đầu nảy sinh các câu hỏi: "Hệ thống có thể làm được điều này không? Làm thế nào để bảo mật? Hệ thống có đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế không? Chúng tôi có thể tự mình lập trình thêm không?". Và còn nhiều câu hỏi khác. Có thể định hướng lâu dài cho tương lai bằng cách mua hệ thống với giá trị hàng trăm ngàn USD. Chắc chắn là hệ thống như vậy có thể giải quyết tất cả. Nhưng như vậy rất mạo hiểm, và vốn đầu tư cũng không hề nhỏ. 

Cho nên có thể kết luận: việc đào tạo các vấn đề như xây dựng và quản lý kho lưu trữ điện tử cần phải được bắt đầu trước khi các nhân viên tiến hành lựa chọn giải pháp. Điều này cho phép tính hết được các yêu cầu cần thiết đối với hệ thống lưu trữ điện tử để có thể lựa chọn tối ưu, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, giảm thiểu các rủi ro. 

Tóm lại, có thể nói rằng, giải pháp hiệu quả nhất là

• Đào tạo chuyên gia của doanh nghiệp theo chuyên đề này.; 
• Xây dựng đội ngũ gồm đại diện của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.; 
• Lựa chọn nhà cung cấp, lập yêu cầu.
• Triển khai dự án xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử của doanh nghiệp..

Các chuyên gia đã được đào tạo đều có thể trở thành những người đặt hàng am hiểu, có trình độ chuyên môn cao. Họ biết cách làm chủ nhiều công nghệ, lựa chọn nhà cung cấp phần cứng, phần mềm và các dịch vụ khác, có thể thực hiện một phần công việc một cách độc lập.  

Nếu nói về các dự án có quy mô nhỏ hơn, hoặc về việc mua các thiết bị chuyên dụng thì tất cả những gì mà chúng ta đã đề cập, nói chung, đều như nhau. Trong trường hợp này, có lẽ chỉ cần đào tạo một vài người để đảm nhận công việc sau này.

Xem thêm về giải pháp phần mềm 1C:Quản lý văn bản (ECM)

Tác giả: ThS. Trần Quang Huy (công ty 1VS, www.1vs.vn), ThS. Đinh Nam Vinh (Bộ Khoa học và Công nghệ).