Hệ thống ECM là gì?

Hỏi: Hệ thống ECM là gì?

Đáp:

Quản lý nội dung doanh nghiệp (thường được gọi tắt là ECM lấy từ chữ cái đầu của các từ tiếng Anh Enterprise content management), hay quản lý nội dung các tài liệu trong doanh nghiệp, là việc số hóa các tài liệu trong doanh nghiệp để quản lý (bằng công cụ máy tính).

(Nguồn wiki Việt Nam)

Nói cách khác ECM là hệ thống phần mềm giúp quản lý thông tin phi cấu trúc (không có cấu trúc) trong doanh nghiệp. Còn những dữ liệu có cấu trúc như kế toán, khách hàng, nhân sự..., người ta sử dụng hệ thống như ERP để quản lý.

Nhìn vào kho thông tin của một tổ chức, một doanh nghiệp, chúng ta dễ dàng nhận thấy dữ liệu phi cấu trúc chiếm đến 80% kho thông tin. Chính vì vậy ECM ở các nước phát triển được đánh giá rất cao. Bởi vì trong thương trường, ai nắm giữ được thông tin người đó thắng. Phần mềm ECM được coi như là một trong những giải pháp cần thiết nhất của doanh nghiệp, sau phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng (khách hàng).

Tuy nhiên, tại Việt Nam, mặc dù các doanh nghiệp cũng ý thức được rằng, chúng ta đang trong thời đại cạnh tranh về thông tin, nhưng bản thân lại không đánh giá cao việc quản lý thông tin nội bộ, tự bản thân làm chảy máu thông tin của mình để chạy theo những thứ cao xa hơn mà ít mang tính ứng dụng thực tiễn vào hoạt động kinh doanh của bản thân.

Những phần trong kho thông tin của doanh nghiệp có thể ứng dụng ECM

• Quản lý tài liệu (Document Managerment).
• Quản lý luồng công việc (workflow).
• Quản lý nội dung web (Web content Managerment).
• Quản lý hồ sơ (Records Management).

Những doanh nghiệp đang đi đầu trong ứng dụng ECM là các ngân hàng, tổ chức tín dụng, công ty bảo hiểm,các công ty thiết kế, tư vấn luật. Tại Việt Nam, cũng đi theo quy luật này. Do tính chất công việc, những tổ chức này nhanh chóng nhận ra tính cấp thiết của hệ thống này.