Phần mềm quản lý văn bản có phải là phần mềm ECM?

Hỏi: Phần mềm quản lý văn bản có phải là phần mềm ECM?

Đáp:

ECM là hệ thống của nước ngoài, là các chữ cái đầu của từ "Enterprise content management". Khi dịch sang tiếng việt có khá nhiều biến thể.

Xét về mặt từ ngữ, ngữ nghĩa thì rõ ràng "Quản lý văn bản" là một chức năng của phần mềm ECM.

Tại Việt Nam hiện có rất nhiều từ để cùng chỉ phần mềm có tính năng quản lý tài liệu, văn bản như:

- Phần mềm quản lý văn thư

- Phần mềm quản lý công văn - tài liệu

- Phần mềm eoffice

- Và phần mềm quản lý văn bản

Đó là xét về mặt từ ngữ. Còn để kết luận được một phần mềm có phải là hệ thống ECM hay không? Thì nó không chỉ đơn giản là chỉ dựa vào tên gọi, mà chúng ta cần đi sâu phân tích tính năng của phần mềm.

Tuy nhiên, việc phân tích tính năng hay không thì khi đầu tư sử dụng tổ chức cần hiểu rõ nhu cầu của mình, muốn quản lý cái gì??? Để từ đó tìm giải pháp phù hợp cho hiện tại và tương lai

Hiện tại ở nước ra, với những cơ quan nhà nước, đầu tiên họ cần tổ chức quản lý văn bản đến, đi theo đúng quy định của nhà nước. Tuy nhiên những quy định này lại chưa có cơ chế quản lý thưởng phạt rõ ràng nên việc ứng dụng cũng chưa được triệt để. Tiếp đến là các doanh nghiệp nhỏ vấn đề của họ đặt ra lại là quản lý thông tin, và nó tập trung vào văn bản nội bộ sao cho thông tin dễ dàng khai thác khi cần.

Còn đối với doanh nghiệp vừa và lớn, chữ ECM mới thực sự được quan tâm đầu tư. Mục đích chính của họ để quản lý rủi ro, quản lý quy trình, giảm chi phí. Họ đầu tư giải pháp ECM không chỉ đơn giản là giải pháp phần mềm mà còn là sự đầu tư phương pháp làm việc, quản lý. Chính vì vậy các hệ thống nước ngoài, tích lũy nhiều kinh nghiệm luôn được ưu tiên lựa chọn.

M.K

(Theo quan điểm cá nhân người viết)